ETIKA DALAM PENGGUNAAN EMAIL

Netiket atau Nettiquette, adalah etika dalam berkomunikasi melalui email. Aktivitas beremail saat ini sudah sangat umum dilakukan setiap orang, karena salah satu faktornya adalah semakin cepatnya penyampaian informasi dengan menghemat waktu dan dapat dilakukan kapan saja dan dimana saja. Sehingga email adalah salah satu alternative setiap orang untuk berkomunikasi.

Berkomunikasi melalui surat atau bertatap muka, juga memiliki persamaan dengan berkomunikasi lewat email yang perlu kita perhatikan etikanya sehingga tidak menyinggung perasaan orang lain. Seperti halnya kasus Prita Mulyasari yang belum lama ini sangat gencar dibicarakan di berbagai media, yaitu gara-gara mengirim sebuah email yang tadinya hanya berniat untuk curhat atau berkeluh kesah kepada 20 orang teman-temanya tentang pelayanan rumah sakit yang mengecewakan. Keluhan tersebut berada di kolom To semua, yang artinya dianggap boleh di-forward atau disebarkan sehingga akhirnya sampai menyebar ke milis-milis.

Sehingga mengakibatkan ia terkena putusan Pengadilan Tinggi Banten dengan membayar denda sebesar Rp 204 juta akibat adanya tuntutan dari Rumah Sakit Omni Internasional Alam Sutera. Roy Suryo dalam sidang kasus Prita Mulyasari memberikan kesaksian yang memberatkan Prita karena waktu itu Prita dianggap bersalah meskipun tiga pakar, yaitu Chairul Huda (ahli hukum), Ruby Z Alamsyah (ahli analis forensik digital) dan Yasin Kara (mantan Wakil Ketua Pansus sekaligus Ketua Panja UU ITE ) tidak sependapat dengan Roy Suryo.

Oleh sebab itu kita sebagai pengguna email perlu memperhatikan beberapa etika dalam penggunaan email yaitu sebagai berikut :

• Tidak boleh mem-forward dengan mengubah isi emailnya.

Dibolehkan saja mem-forward tetapi dengan syarat memberikan note tambahan dalam forward sebuah email, yaitu etikanya anda tidak boleh mengubah atau mengedit sedikitpun muatan isi dari emailnya kecuali kalau anda sudah dapat ijin dari si authornya yang pertama.

• Hati-hati dalam melakukan balasan (reply)

Fasilitas 'Reply' dari sebagian besar program mailer biasanya akan mengutip pesan asli yang Anda terima secara otomatis ke dalam isi surat Anda. Jika harus mengutip pesan seseorang dalam jawaban email, usahakan menghapus bagian-bagian yang tidak perlu, dan hanya menjawab bagian-bagian yang relevan saja. Pesan yang terlalu panjang memakan file yang besar, yang membuat loading menjadi lambat, yang berarti akan menambah beban pulsa tidak hanya pada pihak penerima, juga pada pihak si pengirim.

• Perlakukan email secara pribadi

Jika seseorang mengirim informasi atau gagasan kepada Anda secara pribadi, Anda tidak sepatutnya mengirimnya ke forum umum, seperti kelompok grup, atau mailing-list. Email pada dasarnya adalah alat komunikasi personal.

• Jangan menggunakan “Caps Lock” atau huruf kapital.

Huruf kapital boleh digunakan sebatas pada kata-kata tertentu. Misalkan untuk penekanan atau perhatian pada kata yang perlu ditegaskan, tapi jangan sekali-kali digunakan seluruhnya dalam kata-kata emailnya. Karena apa? Karena anda akan dianggap marah oleh si penerima emailnya. Seperti halnya membaca suratkabar, atau surat, membaca pesan email yang menggunakan huruf besar/kapital yang berlebihan tidak enak dilihat. Tapi di samping itu, terutama dalam tata karma berkomunikasi dengan e-mail/chat, penggunaan huruf besar biasanya dianggap berteriak. Mungkin saja maksud Anda hanya untuk memberi tekanan pada maksud anda.

• Jangan mem-forward sebuah CC atau BCC email.

Email yang boleh diforward kembali kepada orang lain adalah hanya yang To saja. Artinya CC dan BCC itu stop, harus berhenti di tempat anda. Karena informasinya sebatas buat kita sendiri jadi tidak boleh diteruskan ke orang lain. Boleh diteruskan tapi harus seijin dari authornya yang pertama atau kecuali kita masuk dalam daftar To-nya. Jangan gunakan CC jika anda ingin mengirim email ke sejumlah orang (misalnya di mailing-list), jangan cantumkan nama-nama pada kolom CC. Jika Anda melakukan hal itu, atau biasa disebut cross posting semua orang yang menerima email Anda, akan bisa melihat alamat-alamat email orang lain. Umumnya orang tidak suka bila alamat emailnya dibeberkan di depan umum. Selalu gunakan BCC (blind carbon copy). Dengan cara ini setiap orang hanya bisa melihat alamat emailnya sendiri

• Jangan sembarangan menggunakan format HTML

Jika Anda mengirim sebuah pesan penting ke rekan Anda, jangan menggunakan format HTML tanpa anda yakin bahwa program email rekan anda bisa memahami kode HTML. Jika tidak, pesan Anda sama sekali tidak terbaca atau kosong. Sebaiknya, gunakan plain text.

• Jangan mengirim attachment yang terlalu besar.

Peraturan email secara internasional melarang pengiriman format melalui email, apalagi di dalam milis. Jangan pernah bayangkan, rekan Anda (atau dalam hal milis: semua anggota milis) memiliki mailbox (atau hard disk) yang cukup seperti Anda. Pada umumnya penyedia jasa internet (ISP) di Indonesia 'hanya' memberi kuota space 2 MB. Meski akses internet sekarang sudah semakin cepat tapi kualitas internet belum merata ke semua daerah, terutama di negara kita, beberapa daerah malah masih mengandalkan kecepatan GPRS dalam koneksi internetnya. Pengiriman file yang besar, akan membuat proses downloading menjadi lamban, dan ini jelas menambah beban pulsa. Jika file melebihi kuota, maka proses downloading praktis terganggu. Jika ini terjadi, anda bisa dituduh telah melakukan bomb-mail, yang di dalam dunia internet, dianggap sebagai kriminal. Sebaiknya, minta izin dulu, bahwa anda akan mengirim file, kalau perlu jelaskan besaran filenya. Jika rekan anda setuju, anda baru bisa mengirim attachment. Jika anda perlu mengirim file yang lebih besar ukurannya, usahakan pakai media lain semacam FTP (file transfer protocol) yang lebih cepat. Atau bisa lewat file sharing yang banyak disediakan di internet.

• Jawablah Secara Masuk Akal

Jangan menjawab dua tiga pertanyaan dalam satu jawaban. Apalagi, menjawab pesan e-mail yang panjang lebar, dan Anda menjawab dalam satu kata: "Good." Wah, ini sangat menyebalkan. Inilah yang disebut jawaban one liner (pesan satu baris) sesuatu yang dianggap tidak menghargai penanya.

• Kirimkanlah email secara singkat, padat dan langsung “to the point”.

Di internet tidak semua orang suka atau punya waktu luang untuk berlama-lama di internet. Disamping karena sibuk, juga tidak semua orang punya akses internet yang unlimited yang tidak punya beban lagi dalam menanggung biaya koneksinya. Jadi etikanya, berkirimlah email dengan kata-kata yang tidak terlalu panjang. Pertanyaannya, bagaimana kalau isi emailnya pointnya cukup banyak sehingga menuntut emailnya harus panjang sampai berlembar-lembar? Sebaiknya pisahkan ke dalam attachment.

• Jangan menghapus rekam jejak email.

Banyak orang yang suka mengforward email-email yang menarik, yang lucu-lucu, yang telah dikirimkan oleh orang lain kepada kita, tapi tidak jarang orang dengan begitu saja menghapus rekam jejak si pengirim atau author emailnya yang pertama. Jadi etikanya anda boleh meneruskan atau mem-forward email tapi tidak boleh menghapus rekam jejaknya. Mengapa demikian? Karena, pertama dengan menghapus berarti anda kurang menghargai si author yang sudah berbaik hati mengirimkannya kepada anda. Kedua, justru anda mendapatkan keuntungan jika terjadi tuntutan terhadap muatan isi emailnya. anda bisa dibebaskan dari tuntutan karena anda bukan sebagai pembuat emailnya.

• Jangan sering mem-BCC orang lain.

Kegemaran sering mem-BCC adalah tidak baik atau kurang etis, terlebih ke milis atau mengirimkan BCC secara masal, karena kesan dari BCC adalah seperti bisik-bisik atau bergunjing. Dan yang lebih parah anda bisa disejajarkan sebagai seorang spammer email yang sering melakukan cara-cara BCC ini.

• Memberi Judul dengan Jelas

Ketika mengirim sebuah email, Anda harus memberikan judul pada email tersebut. Seperti halnya tulisan pada koran atau majalah, judul harus menggambarkan isi tulisan. Judul inilah yang pertama kali dilihat oleh penerima email.

• Membalas Email dengan Cepat

Idealnya membalas email paling lambat 24 jam setelah email itu diterima. Tetapi tidak setiap orang selalu terkoneksi ke internet, apalagi di Indonesia yang masih banyak menggunakan jasa warnet untuk mengunjungi dunia maya. Setidaknya, kita harus segera membalasnya ketika sebuah email dibaca. Jika belum sempat, beritahu pengirim bahwa kita akan membalasnya di kemudian hari.

Sumber :

• http://rajasidi.multiply.com/journal/item/1848
• http://www.diptara.com/2009/11/etika-berkirim-email.html
• http://ukhtiblue.multiply.com/journal/item/21